PENGANTAR
Pimpinan perlu memandang diri mereka sebagai menajer yang seyogianya dapat mendayagunakan sumber daya perusahan (manusia, dana, bangunan, peralatan, informasi, teknologi) secara produktif untuk memastikan perusahaan dapat menyediakan produk yang bermutu bagi para karyawannya. Dalam penyelenggaraan perusahaan yang produktif ini, rapat merupakan aspek praktis yang penting. Jika dipakai sebagai sarana manjemen, rapat akan sangat bermafaat. Namun, dalam kenyataan rapat-rapat yang diadakan cenderung tidak membuahkan hasil yang diinginkan serta hanya membuang-buang waktu, energi, dan pikiran. Menyelenggarakan rapat yang efisien dan efektif tidak tergantung pada intuisi dan keberuntungan, tetapi pada keterampilan manajemen yang efektif.
SIKAP TERHADAP RAPAT
Keberhasilan setiap rapat bergantung pada kerja sama dan dukungan yang diperoleh ketua rapat dari peserta rapat. Jadi, ketua rapat perlu mengetahui bagaimana sikap orang-orang terhadap rapat. Diantara banyak alasan orang tidak menyukai rapat, yang berikut dipandang paling umum dikemukakan. Kepemimpinan yang jelek: Ketua rapat tidak dapat memfokuskan diskusi pada inti masalah sehingga pembicaraan tidak mengarah pada tujuan yang diinginkan. Ketua rapat juga tidak dapat berfokus pada aspek-aspek diskusi yang memotivasi anggota. Kemungkinan juga ketua rapat terlalu mendominasi proses rapat.
Tujuan tidak jelas: Para peserta tidak tahu persis apa yang akan dicapai melalui rapat.
Kurangnya komitmen: Tugas tidak dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh anggota panitia.
Tidak ada fokus yang jelas: Misalnya, “Apa yang seharusnya kita lakukan hari ini?”
Rekomendasi dinafikan: Pimpinan tidak tanggap terhadap rekomendari panitia.
Tidak ada kesimpulan: Masalah memang didiskusikan, tetapi tidak ada kesimpulan yang dicapai atau keputusan diambil.
Tidak ada tindak lanjut: Anggota tidak dapat penugasan.
Dominasi: Seringkali satu orang mendominasi rapat, mendorong orang lain untuk menyetujui pendapatnya, sementara yang lain berpikir apa gunanya mereka mengikuti rapat.
Kurangnya persiapan: Agenda rapat tidak disiapkan dan bahan rapat yang diperlukan tidak tersedia.
Agenda tersembunyi: Sebagaian peserta bangkali memiliki tujuan sendiri yang lain dari agenda rapat, sehingga mereka hanya mengarahkan diskusi yang dipandang penting bagi tujuannya.
RAPAT YANG EFEKTIF
Di antara faktor-faktor yang dapat mengefektifkan rapat mencakup yang berikut.
Tujuan yang jelas: Apa saja yang ingin dicapai melalui rapat dan bagaimana partisipasi yang diharapkan dari peserta untuk mencapai tujuan itu.
Pengendalian waktu yang seksama: Rapat dimulai dan diakhir sesuai dengan waktu yang dijadwalkan.
Pendapat dihargai: Anggota rapat menyimak dan peka dengan pendapat orang lain.
Suasana informal: Peserta terdorong untuk berkontribusi dalam diskusi jika suasana rapat besifat informal.
Persiapan yang baik: Baik ketua maupun anggota melakukan persiapan dengan baik dan bahan rapat tersedia.
Komitmen: Anggota rapat memenuhi syarat dan berminat, ingin menjadi bagian rapat.
Tidak ada gangguan: Tidak ada interupsi selama rapat, atau diusahakan seminimal mungkin.
Notulen rapat: Ada notulen rapat yang mendokumentasi proses dan hasil rapat. Ini diperlukan untuk rapat yang diadakan berikutnya.
Evaluasi kemajuan: Rapat terhenti secara berkala untuk meninjau kemajuan yang dicapai.
Penghargaan upaya: Anggota rapat merasa bahwa mereka memperoleh penghargaan tertentu atas upaya meraka.
Tanggapan pemimpinan: Hasil rapat diterima dan digunakan sebagai kontribusi pimpinan.
PERLUKAH DIADAKAN RAPAT?
Bagaimana pemimpin dapat menghindari rapat yang membuat orang frustasi? Harus dilakukan upaya untuk merencanakan rapat yang produktif. Keputusan pertama yang perlu diambil adalah apakah rapat itu memang penting atau tidak.
Tampaknya hampir jelas menyebutkan adanya kebutuhan yang sahih untuk mengadakan rapat. Desain rapat bergantung pada tujuannya dan pada harapan pencapaian hasil. Beberapa alasan yang sahih untuk mengadakan rapat mencakup yang berikut:
• Berbagai informasi.
• Merencanakan program yang akan datang.
• Mengkoordinasikan kegiatan.
• Memecahkan masalah, mengambil keputusan
• Mengumpulkan informasi, memperoleh balikan, meninjau ulang kegiatan yang telah dilaksanakan.
• Membuat kebijakan.
• Memotivasi, mengilhami.
• Melatih, mengarahkan.
• Memberikan dukungan, membangun kepaduan.
Banyak pemimpin mengadakan rapat karena rapat itu memang harus dilakukan. Adakalanya mereka juga mengadakan rapat untuk rapat itu sendiri. Rapat seperti ini sering memboroskan waktu, dan tidak berkontribusi apapun bagi peningkatan manajemen sekolah.
Diantara alasan yang anda ajukan kemungkinan adalah bahwa tujuan rapat tidak absah. Hal-hal berikut menyajikan tujuan rapat yang perlu dipersoalkan.
• Diharuskan atau diharapkan.
• Sudah dijadwalkan.
• Menangani individu dalam situasi kelompok.
• Untuk menghukum dan menegur.
• Untuk mengendalikan.
• Untuk menonjolkan diri – pemuasan ego.
Dengan asumsi ada alasan yang absah untuk mengadakan rapat, pertanyaan berikutnya adalah: Apakah rapat merupakan cara terbaik untuk tujuan? Misalnya, jika ada informasi yang perlu disampaikan, perlukah seseorang mengadakan rapat untuk menyampaikan informasi itu secara tertulis? Syarat utama yang menentukan perlu tidaknya rapat adalah jawaban atas pertanyaan berikut: Apakah orang-orang harus bertemu langsung untuk mencapai tujuan yang diinginkan? Jika jawaban ya, maka rapat memang mungkin diperlukan.
JENIS RAPAT
Rapat dapat berlangsung dalam beberapa bentuk yang berbeda, dari yang berupa curah gagasan kreatif sampai dengan rapat komite perusahaan yang formal. Berikut ini disajikan beberapa bentuk rapat yang mungkin dapat Anda gunakan sebagai pemimpin.
Statutori: Peraturan mengharuskannya, misalnya, rapat komite perusahaan.
Manajerial: Diperlukan dalam pengurusan perusahaan, misalnya menyampaikan kebijakan, mengarahkan, mendelegasikan tugas, membahas masalah, mengambil keputusan kelompok, dan seterusnya.
Kreatif: Untuk menghimpun gagasan, membuka kemungkinan baru, dan sebagainya yang intinya adalah menghasilkan sesuatu yang inovatif.
Negosiasi: Untuk menghasilkan solusi masalah. Misalnya, pihak yayasan dan perusahaan bersepakat untuk menaikkan gaji karyawan setelah bernegosiasi.
Publik: Untuk melaporkan pelaksanaan tugas kepada kelompok. Misalnya, rapat umum tahunan perusahaan dimana antara lain dibahas hal-hal yang menyangkut keanggotaan, diskusi masalah publik, dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan.
PERANAN PESERTA
Dalam rapat apapun ada sejumlah peran yang dilaksanakan. Hal ini cukup umum di hampir semua rapat.
Ketua
Tugas ketua:
• Mengkoordinasikan perkerjaan panitia
• Memastikan bahwa aturan dan prosedur ditaati
• Mengadakan rapat agar semua anggota mendapat kesempatan untuk menyampaikan pendapat
• Bertindak sebagai ‘wasit’ dalam ketidaksepakatan, mengarahkan rapat untuk mengambil keputusan
• Memastikan bahwa dokumen disimpan dengan efisien
• Mendorong adanya hubungan kerja yang baik dikalangan anggota perusahaan
• Bertindak sekalu pemimpin rapat.
Sekretaris
Tugas sekretaris:
• Melakukan urusan administrasi rapat
• Mengorganisasi rapat dan merekam proses dan hasil rapat
• Berhubungan erat dengan ketua dalam penyelenggaraan rapat
• Berusaha agar anggota rapat dan pihak berkepentingan dengan rapat tetap memperoleh informasi
• Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ ketua.
Bendahara
Tugas bendahara:
• Memantau aktivitas keuangan rapat
• Mencatat semua transaksi keuangan, menyampaikan lapora kondisi keuangan secara teratur kepada rapat
• Berhubungan dengan auditor eksternal yang akan memeriksa pembukuan
• Memberi masukan kepada panitia dalam hal pengeluaran keuangan.
Anggota Panitia
Tugas anggota panitia antara lain:
• Berpartisipasi dalam rapat dan melakukan pekerjaan yang didelegasikan kepada mereka dalam proses penasihatan dan pengambilan keputusan.
• Mengikuti rapat secara teratur, menyampaikan informasi, pandangan, dan tanggapan dengan berbagai cara yang dimungkinkan
• Secara teratur menyampaikan informasi perkembangan pelaksaan tugas panitia kepada pihak-pihak berkepentingan yang diwakilinya.
MENGORGANISASI DAN MENYIAPKAN RAPAT
Penyelenggaraan rapat cukup merepotkan Pemimpin. Untuk memastikan tidak ada tugas yang terlewati, ada gunanya merencanakan rapat dengan sebaik-baiknya. Sangat berguna menggunakan daftar/seranai periksa yang memuat semua pekerjaan dan waktu penyelesaiannya sebelum, pada waktu, dan sesudah rapat.
RINGKASAN
Dalam unit ini telah dibahas sejumlah masalah dan manfaat rapat. Pemimpin menggunakan waktu cukup banyak untuk menghadiri atau menyelenggarakan rapat. Oleh sebab itu, penting bagi Anda untuk menggunakan waktu Anda secara efisien dalam urusan rapat ini. Sebagai sarana manajemen, Anda akan menemukan menginformasikan anggota tentang berbagai kegiatan, memotivasi semangat tim, mengkoordinasikan kegiatan, memecahkan masalah, dan membangun tim kerja yang kohesif. Namun, tanpa perencanaan yang baik rapat juga dapat berarti pemborosan dana, waktu, tenaga dan pikiran.
Pimpinan perlu memandang diri mereka sebagai menajer yang seyogianya dapat mendayagunakan sumber daya perusahan (manusia, dana, bangunan, peralatan, informasi, teknologi) secara produktif untuk memastikan perusahaan dapat menyediakan produk yang bermutu bagi para karyawannya. Dalam penyelenggaraan perusahaan yang produktif ini, rapat merupakan aspek praktis yang penting. Jika dipakai sebagai sarana manjemen, rapat akan sangat bermafaat. Namun, dalam kenyataan rapat-rapat yang diadakan cenderung tidak membuahkan hasil yang diinginkan serta hanya membuang-buang waktu, energi, dan pikiran. Menyelenggarakan rapat yang efisien dan efektif tidak tergantung pada intuisi dan keberuntungan, tetapi pada keterampilan manajemen yang efektif.
SIKAP TERHADAP RAPAT
Keberhasilan setiap rapat bergantung pada kerja sama dan dukungan yang diperoleh ketua rapat dari peserta rapat. Jadi, ketua rapat perlu mengetahui bagaimana sikap orang-orang terhadap rapat. Diantara banyak alasan orang tidak menyukai rapat, yang berikut dipandang paling umum dikemukakan. Kepemimpinan yang jelek: Ketua rapat tidak dapat memfokuskan diskusi pada inti masalah sehingga pembicaraan tidak mengarah pada tujuan yang diinginkan. Ketua rapat juga tidak dapat berfokus pada aspek-aspek diskusi yang memotivasi anggota. Kemungkinan juga ketua rapat terlalu mendominasi proses rapat.
Tujuan tidak jelas: Para peserta tidak tahu persis apa yang akan dicapai melalui rapat.
Kurangnya komitmen: Tugas tidak dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh anggota panitia.
Tidak ada fokus yang jelas: Misalnya, “Apa yang seharusnya kita lakukan hari ini?”
Rekomendasi dinafikan: Pimpinan tidak tanggap terhadap rekomendari panitia.
Tidak ada kesimpulan: Masalah memang didiskusikan, tetapi tidak ada kesimpulan yang dicapai atau keputusan diambil.
Tidak ada tindak lanjut: Anggota tidak dapat penugasan.
Dominasi: Seringkali satu orang mendominasi rapat, mendorong orang lain untuk menyetujui pendapatnya, sementara yang lain berpikir apa gunanya mereka mengikuti rapat.
Kurangnya persiapan: Agenda rapat tidak disiapkan dan bahan rapat yang diperlukan tidak tersedia.
Agenda tersembunyi: Sebagaian peserta bangkali memiliki tujuan sendiri yang lain dari agenda rapat, sehingga mereka hanya mengarahkan diskusi yang dipandang penting bagi tujuannya.
RAPAT YANG EFEKTIF
Di antara faktor-faktor yang dapat mengefektifkan rapat mencakup yang berikut.
Tujuan yang jelas: Apa saja yang ingin dicapai melalui rapat dan bagaimana partisipasi yang diharapkan dari peserta untuk mencapai tujuan itu.
Pengendalian waktu yang seksama: Rapat dimulai dan diakhir sesuai dengan waktu yang dijadwalkan.
Pendapat dihargai: Anggota rapat menyimak dan peka dengan pendapat orang lain.
Suasana informal: Peserta terdorong untuk berkontribusi dalam diskusi jika suasana rapat besifat informal.
Persiapan yang baik: Baik ketua maupun anggota melakukan persiapan dengan baik dan bahan rapat tersedia.
Komitmen: Anggota rapat memenuhi syarat dan berminat, ingin menjadi bagian rapat.
Tidak ada gangguan: Tidak ada interupsi selama rapat, atau diusahakan seminimal mungkin.
Notulen rapat: Ada notulen rapat yang mendokumentasi proses dan hasil rapat. Ini diperlukan untuk rapat yang diadakan berikutnya.
Evaluasi kemajuan: Rapat terhenti secara berkala untuk meninjau kemajuan yang dicapai.
Penghargaan upaya: Anggota rapat merasa bahwa mereka memperoleh penghargaan tertentu atas upaya meraka.
Tanggapan pemimpinan: Hasil rapat diterima dan digunakan sebagai kontribusi pimpinan.
PERLUKAH DIADAKAN RAPAT?
Bagaimana pemimpin dapat menghindari rapat yang membuat orang frustasi? Harus dilakukan upaya untuk merencanakan rapat yang produktif. Keputusan pertama yang perlu diambil adalah apakah rapat itu memang penting atau tidak.
Tampaknya hampir jelas menyebutkan adanya kebutuhan yang sahih untuk mengadakan rapat. Desain rapat bergantung pada tujuannya dan pada harapan pencapaian hasil. Beberapa alasan yang sahih untuk mengadakan rapat mencakup yang berikut:
• Berbagai informasi.
• Merencanakan program yang akan datang.
• Mengkoordinasikan kegiatan.
• Memecahkan masalah, mengambil keputusan
• Mengumpulkan informasi, memperoleh balikan, meninjau ulang kegiatan yang telah dilaksanakan.
• Membuat kebijakan.
• Memotivasi, mengilhami.
• Melatih, mengarahkan.
• Memberikan dukungan, membangun kepaduan.
Banyak pemimpin mengadakan rapat karena rapat itu memang harus dilakukan. Adakalanya mereka juga mengadakan rapat untuk rapat itu sendiri. Rapat seperti ini sering memboroskan waktu, dan tidak berkontribusi apapun bagi peningkatan manajemen sekolah.
Diantara alasan yang anda ajukan kemungkinan adalah bahwa tujuan rapat tidak absah. Hal-hal berikut menyajikan tujuan rapat yang perlu dipersoalkan.
• Diharuskan atau diharapkan.
• Sudah dijadwalkan.
• Menangani individu dalam situasi kelompok.
• Untuk menghukum dan menegur.
• Untuk mengendalikan.
• Untuk menonjolkan diri – pemuasan ego.
Dengan asumsi ada alasan yang absah untuk mengadakan rapat, pertanyaan berikutnya adalah: Apakah rapat merupakan cara terbaik untuk tujuan? Misalnya, jika ada informasi yang perlu disampaikan, perlukah seseorang mengadakan rapat untuk menyampaikan informasi itu secara tertulis? Syarat utama yang menentukan perlu tidaknya rapat adalah jawaban atas pertanyaan berikut: Apakah orang-orang harus bertemu langsung untuk mencapai tujuan yang diinginkan? Jika jawaban ya, maka rapat memang mungkin diperlukan.
JENIS RAPAT
Rapat dapat berlangsung dalam beberapa bentuk yang berbeda, dari yang berupa curah gagasan kreatif sampai dengan rapat komite perusahaan yang formal. Berikut ini disajikan beberapa bentuk rapat yang mungkin dapat Anda gunakan sebagai pemimpin.
Statutori: Peraturan mengharuskannya, misalnya, rapat komite perusahaan.
Manajerial: Diperlukan dalam pengurusan perusahaan, misalnya menyampaikan kebijakan, mengarahkan, mendelegasikan tugas, membahas masalah, mengambil keputusan kelompok, dan seterusnya.
Kreatif: Untuk menghimpun gagasan, membuka kemungkinan baru, dan sebagainya yang intinya adalah menghasilkan sesuatu yang inovatif.
Negosiasi: Untuk menghasilkan solusi masalah. Misalnya, pihak yayasan dan perusahaan bersepakat untuk menaikkan gaji karyawan setelah bernegosiasi.
Publik: Untuk melaporkan pelaksanaan tugas kepada kelompok. Misalnya, rapat umum tahunan perusahaan dimana antara lain dibahas hal-hal yang menyangkut keanggotaan, diskusi masalah publik, dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan.
PERANAN PESERTA
Dalam rapat apapun ada sejumlah peran yang dilaksanakan. Hal ini cukup umum di hampir semua rapat.
Ketua
Tugas ketua:
• Mengkoordinasikan perkerjaan panitia
• Memastikan bahwa aturan dan prosedur ditaati
• Mengadakan rapat agar semua anggota mendapat kesempatan untuk menyampaikan pendapat
• Bertindak sebagai ‘wasit’ dalam ketidaksepakatan, mengarahkan rapat untuk mengambil keputusan
• Memastikan bahwa dokumen disimpan dengan efisien
• Mendorong adanya hubungan kerja yang baik dikalangan anggota perusahaan
• Bertindak sekalu pemimpin rapat.
Sekretaris
Tugas sekretaris:
• Melakukan urusan administrasi rapat
• Mengorganisasi rapat dan merekam proses dan hasil rapat
• Berhubungan erat dengan ketua dalam penyelenggaraan rapat
• Berusaha agar anggota rapat dan pihak berkepentingan dengan rapat tetap memperoleh informasi
• Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ ketua.
Bendahara
Tugas bendahara:
• Memantau aktivitas keuangan rapat
• Mencatat semua transaksi keuangan, menyampaikan lapora kondisi keuangan secara teratur kepada rapat
• Berhubungan dengan auditor eksternal yang akan memeriksa pembukuan
• Memberi masukan kepada panitia dalam hal pengeluaran keuangan.
Anggota Panitia
Tugas anggota panitia antara lain:
• Berpartisipasi dalam rapat dan melakukan pekerjaan yang didelegasikan kepada mereka dalam proses penasihatan dan pengambilan keputusan.
• Mengikuti rapat secara teratur, menyampaikan informasi, pandangan, dan tanggapan dengan berbagai cara yang dimungkinkan
• Secara teratur menyampaikan informasi perkembangan pelaksaan tugas panitia kepada pihak-pihak berkepentingan yang diwakilinya.
MENGORGANISASI DAN MENYIAPKAN RAPAT
Penyelenggaraan rapat cukup merepotkan Pemimpin. Untuk memastikan tidak ada tugas yang terlewati, ada gunanya merencanakan rapat dengan sebaik-baiknya. Sangat berguna menggunakan daftar/seranai periksa yang memuat semua pekerjaan dan waktu penyelesaiannya sebelum, pada waktu, dan sesudah rapat.
RINGKASAN
Dalam unit ini telah dibahas sejumlah masalah dan manfaat rapat. Pemimpin menggunakan waktu cukup banyak untuk menghadiri atau menyelenggarakan rapat. Oleh sebab itu, penting bagi Anda untuk menggunakan waktu Anda secara efisien dalam urusan rapat ini. Sebagai sarana manajemen, Anda akan menemukan menginformasikan anggota tentang berbagai kegiatan, memotivasi semangat tim, mengkoordinasikan kegiatan, memecahkan masalah, dan membangun tim kerja yang kohesif. Namun, tanpa perencanaan yang baik rapat juga dapat berarti pemborosan dana, waktu, tenaga dan pikiran.
